Over ons

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 juni 2021

 

Artikel 1 Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:

1. “De Stichting”: de Stichting Participatie met Dementie, gevestigd te Heemstede en inge-
schreven bij de Kamer van Koophandel te Haarlem onder nummer 73716510;

2. “De Statuten”: de statuten van de Stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 16
januari 2019 bij notaris Kienhuis te Haarlem;
3. “Het Bestuur”: het bestuur van de Stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
4. “Inzamelingsacties”: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of
diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de Stichting kunnen worden
verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
5. “Projecten”: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de
Stichting.

 

Artikel 2 Beleid
1. Het beleid van de Stichting is vastgelegd in een (meerjarig) Beleidsplan. Dit (meerjarig)
Beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van het
(meerjarig) Beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering
is goedgekeurd.

2. Voor ieder kalenderjaar wordt op basis van het (meerjarig) Beleidsplan een Jaarplan opge-
steld en door het bestuur vastgesteld. Dit Jaarplan is voorzien van een Jaarbegroting.

 

Artikel 3 Het Projectbureau
1. Voor het realiseren van haar doelstellingen werkt de Stichting met een Projectbureau. Dit
Projectbureau wordt aangestuurd door een Artistiek en een Zakelijk Leider.
2. De Artistiek Leider van het Projectbureau:
a. Stuurt samen met de Zakelijk Leider het Projectbureau aan;
b. Stelt samen met de Zakelijk Leider het (meerjarig) Beleidsplan van de Stichting op;
c. Stelt samen met de Zakelijk Leider voor ieder kalenderjaar een Jaarplan op dat o.a.
is voorzien van een Jaarbegroting;
d. Is primair verantwoordelijk voor de artistieke/creatieve invulling van de in het
Beleids- en Jaarplan opgenomen projecten/activiteiten;

e. Informeert het bestuur tijdens de bestuursvergaderingen over de voortgang van de
projecten/activiteiten en meldt eventuele problemen bij de projecten/activiteiten op
het moment dat deze voorzien worden;
f. Ontwikkelt samen met de Zakelijk Leider duurzame samenwerkingsverbanden met
zorg- en welzijnsorganisaties, wetenschappelijke instituten, kenniscentra en andere
stakeholders.

 

3. De Zakelijk Leider van het Projectbureau:
a. Stuurt samen met de Artistiek Leider het Projectbureau aan;
b. Stelt samen met de Artistiek Leider het (meerjarige) Beleidsplan van de Stichting op;
c. Stelt samen met de Artistiek Leider voor ieder kalenderjaar een Jaarplan op dat o.a.
is voorzien van een Jaarbegroting;
d. Is primair verantwoordelijk voor de zakelijke/financiële invulling van de in het
Beleids- en Jaarplan opgenomen projecten/activiteiten;
e. Informeert het bestuur tijdens de bestuursvergaderingen over de voortgang van de
projecten/activiteiten en meldt eventuele problemen bij de projecten/activiteiten op
het moment dat deze voorzien worden;
f. Ziet er op toe dat het Projectbureau binnen het toegekende budget werkt;
g. Is verantwoordelijk voor de zakelijke koers, het financieel beheer en de financiële
administratie van het Projectbureau;
h. Is samen met het ingeschakelde administratiekantoor verantwoordelijk voor het
financieel jaarverslag en de financiële verantwoording van projecten;
i. Ontwikkelt een duurzame financieringsmix en werft fondsen;
j. Ontwikkelt samen met de Artistiek Leider duurzame samenwerkingsverbanden met
zorg- en welzijnsorganisaties, wetenschappelijke instituten, kenniscentra en andere
stakeholders.

 

4. De medewerkers van het Projectbureau bestaan uit betaalde krachten en vrijwilligers.
Betaalde krachten worden uitbetaald op basis van de door hen voor het Projectbureau
gewerkte uren.

 

5. Bezoldiging medewerkers Projectbureau; De bezetting van het Projectbureau van de
Stichting Participatie met Dementie bestaat uit ZZP’ers en vrijwilligers. Voor de functies die
worden bezet door betaalde ZZP’ers worden de volgende uurtarieven gehanteerd:

 

• Artistiek Leider Projectbureau € 85,-
• Zakelijk Leider Projectbureau € 85,-
• Senior Projectcoördinator € 50,-
• Junior Projectcoördinator € 25,-
Deze uurtarieven worden jaarlijks geïndexeerd.

 

6. De Artistiek en/of Zakelijk Leider van het Projectbureau wonen iedere derde dinsdag van de
maand de bestuursvergadering bij en geven in die bestuursvergadering (op basis van een
door het bestuur vastgesteld format) een toelichting op de door het Projectbureau verrichte
werkzaamheden.

 

Artikel 4 Financiële transacties

1. De Stichting maakt gebruik van twee betaalrekeningen, een betaalrekening met het IBAN-
nummer NL 47 RABO 0336 9836 11 die wordt beheerd door het bestuur van de Stichting

en een rekening met het IBAN-nummer NL 19 RABO 0336 9837 27 die wordt beheerd door
de leiding van het Projectbureau.
2. Alle door de Stichting ontvangen bedragen worden bijgeschreven op de betaalrekening met
het IBAN-nummer NL 47 RABO 0336 9836 11 die wordt beheerd door het bestuur van de
Stichting.

3. Overeenkomstig de in het Jaarplan opgenomen begroting voorziet de penningmeester het
Projectbureau van de financiële middelen die nodig zijn voor de realisatie van het Jaarplan.
4. Bij (nieuwe) opdrachten van meer dan € 5.000 voor de duur van een project, worden altijd
minimaal 2 offertes aangevraagd.
5. Voor alle financiële transacties geldt het vier-ogen principe. Alle transacties ten laste van de
rekening die wordt beheerd door het bestuur worden gefiatteerd door twee bestuursleden.
Alle transacties ten laste van de rekening die wordt beheerd door het Projectbureau worden
gefiatteerd door de Artistiek en de Zakelijk Leider.
6. Het wijzigen van bankrekeningnummers of het aanvragen van een nieuwe bankrekening is
een bevoegdheid van het bestuur en is alleen mogelijk als een meerderheid van de
bestuursleden daarmee instemt.

 

Artikel 5 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
1. Het Bestuur:

a. Bestuurt de Stichting vanuit een toezichthoudende rol. De primaire verantwoor-
delijkheid voor de beleidsvorming en de beleidsuitvoering ligt bij de tweehoofdige

leiding van het Projectbureau. Het bestuur houdt zich bezig met beleidstoetsing. Die
toetsing richt zich onder andere op de mate waarin de in de statuten vastgelegde
afspraken worden nagekomen en op de verantwoording die wordt afgelegd ten
behoeve van belanghebbenden;
b. Vertaalt haar toezichthoudende rol ook in het waarborgen van de “governance” bij
de Stichting. Daaronder verstaan wij het waarborgen van de onderlinge samenhang
in de wijze van sturen, beheersen en toezichthouden, gericht op een efficiënte en
effectieve realisatie van de doelstellingen van de Stichting, alsmede het daarover op
een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van
belanghebbenden;
c. Neemt bestuursbesluiten (zie artikel 6 van dit Huishoudelijk Reglement);
d. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur
bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
e. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het Beleidsplan, de
Jaarbegroting en de projectbudgetten;
f. Stelt altijd het belang van de Stichting voorop. Op het moment dat voor een

bestuurslid sprake is van enig tegenstrijdig belang meldt dat bestuurslid dit vooraf-
gaand aan de behandeling van het onderwerp en onthoudt hij/zij zich van

bespreking van het onderwerp en stemming over dat onderwerp;
g. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen
nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende
bestuursleden worden voorgedragen;
h. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
i. Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na

schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat-
bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een

schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
j. Alle bestuursleden spannen zich maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut
Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun
aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen
brengen;
k. Minimaal één keer per jaar evalueert het bestuur de gang van zaken binnen de
Stichting in zijn algemeenheid;
l. Uitsluitend bestuursleden zijn bevoegd de Stichting extern te vertegenwoordigen.

 

2. De Voorzitter:
a. Heeft de algemene leiding van de Stichting;
b. Geeft leiding aan het bestuur;

c. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
d. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
e. Leidt de bestuursvergaderingen;
f. Vertegenwoordigt indien nodig mede de Stichting naar buiten toe;
g. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet,
de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement;
h. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen
hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

3. De Penningmeester:
a. Voert de financiële administratie;
b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van
opvolging;
c. Stelt financiële overzichten op; betrekking hebbend op de Stichting overall;
d. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;

e. Beheert de bankrekening van het bestuur en de eventuele spaarrekeningen, beleg-
gingen en investeringen;

f. Beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden
inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
g. Bewaakt of (het verloop van) de inkomsten en de uitgaven in lijn zijn met de in het
Jaarplan opgenomen begroting en voert hierop tussentijds en na afronding van het
jaar financiële controle uit;
h. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de
kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte
afspraken;
i. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/ projectgroepen
decharge te verlenen;
j. Onderhoudt contacten met de bank, sponsoren en subsidieverstrekkers.

 

4. De Secretaris:
a. Maakt van elke bestuursvergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

▪ De datum en plaats van de vergadering;
▪ De aanwezige en afwezige bestuursleden;
▪ De verleende volmachten;
▪ De genomen besluiten.

b. Alle verslagen worden zorgvuldig vastgelegd in een voor alle bestuursleden te
raadplegen bestand;
c. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
d. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
e. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden
in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
f. Archiveert alle relevante documenten;
g. Zorgt er voor dat het actuele gedeelte van het archief door alle bestuursleden te
raadplegen is.

 

Artikel 6 Bestuursbesluiten
1. Het Bestuur:
a. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en
stelt de overige bestuursleden bij de eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke
besluiten. De bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment waarop
deze ad-hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
b. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
c. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van
stemmen, behoudens de in de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement beschreven
uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige

bestuursleden tot stemming, dan wordt geconcludeerd dat het voorstel is aange-
nomen;

d. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet geagen-
deerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht

hebben verstrekt;

e. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkie-
zing van personen dan beslist het lot.

 

Artikel 7 Geldigheid Vergaderingen
1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het
aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

 

Artikel 8 Frequentie Vergaderingen
1. Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de

voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.

2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de
situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is
ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
3. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder

bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit Reglement gestelde, een vergade-
ring bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld, voorziet zelf in haar

leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het opstellen van de notulen.
4. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere
vergadering vastgesteld.

 

Artikel 9 Agenda Vergaderingen
1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris
inbrengen. Ook de Artistiek en de Zakelijk Leider kunnen agendapunten inbrengen. De
voor-zitter en/of de secretaris stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten
(zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden
hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering.
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden
hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen
om punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen
voor-stellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
4. Agendapunten worden in de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen
initiatief, of op verzoek, kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of
besluiten één of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

 

Artikel 10 Notulen Vergaderingen
1. Van elke vergadering wordt door de secretaris een verslag (met actiepunten en besluiten)
gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden
en de leiding van het Projectbureau.

2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vast-
gesteld.

 

Artikel 11 Inbreng tijdens de vergadering
1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng tijdens de vergaderingen verwacht.
2. Nieuw te bespreken onderwerpen van bestuursleden zijn welkom en worden besproken
tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
3. Iedere bestuurder kan een plaatsvervanger voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen
stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is.
4. Het bestuur of de leiding van het Projectbureau kan de voorzitter vragen andere personen
dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een
beslissing.

 

Artikel 12 Communicatie
1. Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met alle stakeholders,
waaronder donateurs en fondsen, alsmede met de media.

 

Artikel 13 Donaties
1. Alle eenmalige of periodieke donaties worden standaard bijgeschreven op de bankrekening
die wordt beheerd door het bestuur van de Stichting.
2. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan
een door de donateur beoogd doel.
3. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden, ontvangen van
dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de

penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bank-
rekening die wordt beheerd door het bestuur van de Stichting gestort.

4. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende
naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op
zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor
continuïteit. Het Beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.

 

Artikel 14 Declaraties
1. Voor alle betaalde krachten die werkzaam zijn voor de Stichting zijn uurtarieven
vastgesteld.
2. De leiders van het Projectbureau declareren maandelijks de door hen in die maand voor de
Stichting gewerkte uren bij de penningmeester van de Stichting.
3. De medewerkers van het Projectbureau declareren maandelijks de door hen in die maand
voor het Projectbureau gewerkte uren bij de leiding van het Projectbureau.

4. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gemaakte reis-
kosten te declareren.

5. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijze voor
hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
6. Voor alle financiële transacties geldt het vier-ogen principe.

 

Artikel 15 Royement
1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de
Stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een
ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij in een jaar meer dan de helft van het
uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op
bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en die uit hoofde van hun functie in of
rond hun woonplaats werkzaamheden voor de Stichting verrichten.

 

Artikel 16 Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De Stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de
maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

 

Artikel 17 Slotbepalingen
1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist
de voorzitter.
2. Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één
digitaal exemplaar van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement per e-mail.
Papieren exem-plaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door
het bestuur vast te stellen vergoeding.